みなさん、こんにちは！会長の柴山です。
PTAの係決めで難航する役といえば「広報担当」。年に数回発行する広報誌発行が主な役割です。
日頃から写真やデザイン等の仕事をしていれば、さほど苦にはならないのかもしれませんが、取材、編集、印刷、発行と保護者同士で連絡を取りながら進めていかなければならない大変なミッション！
私も小学校で３年、中学校で１年、広報担当になり、そのほとんどでメイン編集者だったので、広報誌作りの大変さは身にしみています。。。（ちなみに、１度だけ長崎県PTA広報誌コンクールで奨励賞をいただくことができました。）
ここでは、その経験等から広報誌作りの参考になる情報をまとめてみました。
広報誌づくりの作成の流れや企画、レイアウトの参考情報
インターネットで、「PTA 広報誌」と検索をかけると広報誌づくりの参考になる情報がたくさん出てきます。それだけ、みんなが広報誌づくりに困っているということだと思います。
スケジュール調整、取材、編集、印刷、発行まですべてを広報部でやっていたり、編集や印刷を業者にお願いしている学校もあるようですが、それぞれの学校の発行部数や予算に応じて最適なやり方を選びましょう。
ちなみに、私の子どもがいる小学校では、以前は校内のパソコン室で200部ほど印刷～製本していたのですが、今はネットプリントにPDFデータ入稿して、印刷～製本まで完了しています。
印刷にかかる経費や作業時間が削減され、とてもラクになりました。
以下のリンクは、広報初めての方からレイアウトの参考になる情報が掲載されていますので、ぜひ参考にされてください。
【初めて小学校のPTA広報誌を作成する方へ】作成の流れ・企画15選など基本事項を紹介
読まれる広報誌の優秀レイアウト12選とすぐマネできる５つのコツ
編集ソフトはパワポがおススメ！
取材は手分けして、記事や写真を集めることができますが、それをまとめる編集担当が一番重要な仕事になります。写真や記事をレイアウトし、印刷まで行う編集ソフトは何が一番いいのでしょうか？
一般的にデザイン等の仕事をされてある保護者であれば、illustratorやPhotoshopといった有料のデザインソフトをお持ちかもしれませんが、ほとんどの方はそうではありません。
私も上記のデザインソフトで広報誌を作ったことがありますが、ほとんどはパワーポイントで作成してきました。
大事なことは「いいソフトより、いいレイアウト」です。
パワーポイントであれば、お持ちのパソコンに最初から入っていることもあるかと思います。Microsoftのワードやエクセルでも広報誌を作ることは可能ですが、パワーポイントには及ばないと思います。
パワーポイントは、レイアウトや文字装飾、画像の編集等もでき、初心者でも使いやすいソフトなので超おススメです。
パワーポイントが入っていないパソコンでも、互換性のあるソフトをインストールすることでパワーポイントのようなソフトを使うことができます。
無料PowerPoint互換ソフト3つの性能を比較！本家PowerPointに最も近いソフトは？
その他にも、無料で使える下記のようなデザインソフトがありますので、ご紹介しておきます。
〇Canva
https://www.canva.com/
〇bookma
https://honlabo.com/
無料で使えるイラストサイトやGoogleサービスを活用！
広報誌のレイアウトで、イラストを使う場合は著作権等に気をつける必要があります。
ただ、インターネット上には無料で使えるイラストサイトもありますので、そういったサイトの利用をおススメいたします。ユーザー登録が必要なものもありますが、各学校の広報部でGoogleアカウントを１つ取得しておき、それを毎年度引き継いでいくと便利だと思います。
また、Googleドライブを使って画像共有したり、学校と誌面確認のやり取り等をGメールでしたりもできますね。
【無料で使えるイラストサイト】
〇イラストAC
https://www.ac-illust.com/
〇いらすとや
https://www.irasutoya.com/
〇Frame illust
https://frame-illust.com/
〇イラストわんパグ
http://www.wanpug.com/
〇デザインズドットエーアイ
https://designs.ai/
〇Eye-Pop Illustrations
https://webpixels.io/illustrations
【Googleサービスを活用しよう！】
Googleアカウントの作成方法を丁寧に全解説【PC・スマホ】
見やすく綺麗なレイアウトとは？
広報誌では、学校や子どもたちの様子をたくさん伝えたくなりますが、詰め込みすぎは逆に見にくくしてしまう場合があります。適度に余白を設けて、見やすいレイアウトを心がけましょう。
後は使うフォントを統一したり、写真と文字の頭をそろえる、色味を３色までにするといったことを頭に入れておくと、スッキリと見やすいレイアウトになってきます。
伝わるデザイン 研究発表のユニバーサルデザイン
参考にしたい！おしゃれ広報誌のデザイン10選とレイアウトの基本
最後に
記事をまとめて編集作業する担当者は、パソコン操作に長けた人が担当になることが多く、他の部員は「写真と記事を渡して担当終わり」となることが多いかと思います。
「できる人が、できることを」という考えで、合理的な作業分担方法だと思いますが、編集担当の辛い所です。
私も編集担当を何度かやってきましたが、できるだけ編集担当の負担が減るように、特に気をつけていただきたいことを下記にまとめました。
①記事の写真はあまりたくさんいらない。いい写真だけを送って欲しい。
運動会や学習発表会など各部員が撮影した写真が数百枚になると、編集者は写真選別だけでも大変です。イベントの全体の雰囲気がわかったり、子どもたちの笑顔や頑張っている顔などが記事に使いやすいです。
編集担当は、写真をトリミングしたり、明るさを変えたりする画像編集作業を裏でコツコツやってたりもします(笑)
②記事内容は手書きよりも、メールやLINEなどでテキスト化して送って欲しい。
記事内容をメモ紙などで手書きして送ってくださることも多いのですが、編集時に再度、パソコンで文字おこしする必要があります。
テキストデータでいただければ、コピペすることができるので、編集者はとても助かります。記事は、単にイベント内容の説明だけでなく、子どもたちの声や保護者の意見なども取材していただけると、より伝わる内容になります。
※ちなみに、メモ紙等の写真を撮って、LINEに送るとAIが文字おこししてくれる「ばりぐっどくん」という便利なサービスもあります。
③記事の役割分担や提出期限は忘れずに。
いざ編集作業を行おうと思っても、「あれ？この記事がない。写真がない。」と、LINEグループで再度確認することがしばしばありました。
記事や写真の提出期限を守っていただけると、よりスムーズに編集作業を行うことができます。
④写真はスマホでもいいが、表紙などの大きい写真はやっぱりデジカメがキレイ
今はスマホの画質があがっているので、スマホでも十分にキレイな写真がとれます。
とはいえ、表紙などの大きな画像になるとやはりスマホだと画像の荒さが気になることがあるので、表紙等に大きな画像を使う場合は、デジカメで撮影した写真の方がより映える広報誌になります。
今回の表紙は「コレにしよう！」と行事を決めて、子どもたちのいきいきとした顔をデジカメで撮影できるとそれだけで「グッ！」と広報誌がよくなります。
広報誌作りは、PTA活動の中でも大変な係ですが、子どもたちや学校の様子、PTA活動等を保護者や地域の方に伝えるやりがいのあるPTA活動です。
「広報誌、面白かった！見やすかった！」というみんなの声を直に感じられる活動なので、ぜひ、広報担当になられた皆様はそれを楽しみに制作に取り掛かっていただければ幸いです。